Projektstyrning - Kunskapsområden - Utbildningar/seminarier - Litteratur - Kunder - Allianser - CV - Länkar - Kontakt

FÖRÄNDRINGSHANTERINGT

Projektplanen är ett kontrakt mellan projektledaren och beställaren/styrgruppen. I projektplanen har omfång, budget och tidsplan spikats. Projekt som varar över en lite längre tidsperiod blir oftast utsatta för förändringar. Önskemål om förändringar kan komma både inom projektet (”vore det inte bättre om vi i stället gjorde….”) och utanför projektet (”vi behöver även den här funktionaliteten…”).
 
Förändringar, hur väsentliga den än är, har alltid en baksida: de påverkar ofta projektets mål (omfattning, kostnad, tid och kvalitet). Påverkan är dessutom oftast negativ, dvs. ökar kostnaden och/eller förlänger tidsplanen. Kontroll i projektet innefattar att ha kontroll på förändringarna, vilket innebär:
        - Identifiera alla förändringar
        - Utvärdera vad de innebär för projektet
        - Besluta om förändringen ska genomföras eller ej
        - Följa upp beslutade förändringar
 
En väsentlig del är att förändringarna loggas och att de kan följas i hela processen.

Identifiera förändringar
Detta är den svåraste delen i hela processen. Speciellt svårt är det att fånga förändringar som kommer upp inom projektet, ofta av den person som kan genomföra (en del av) förändringen. En annan svårighet är ”den goda viljan”, där förslagsställaren pratar direkt med någon i projektet som gör det för att ”det var ju så lätt”.
 
Arbetet med att identifiera förändringar börjar egentligen redan under riskanalysen, då faktorer som kan påverka förändringar identifieras. Ett sätt är att från projekt och styrgrupp kontinuerligt påverka det som genererar förändringar för att minska sannolikheten för förändringar resp minska deras negativa påverkan på projektet.
 
Oavsett varifrån förändringen kommer är det väsentligt att dokumentera önskemålet/kravet. Enklast görs detta på en blankett (se bilaga 1) eller som ett dokument med färdiga rubriker. Väsentligt är att det finns möjlighet att:
        - Dokumentera förändringskravet så exakt som möjligt
        - Dokumentera nyttan med förändringen
        - Sätta ett unikt nummer på den
        - Sätta ankomstdatum
        - Kunna dokumentera resultatet från utvärderingen
        - Kunna dokumentera beslutet

Utvärdera
När en förändring är identifierad och registrerad måste den utvärderas, dvs. undersöka hur den påverkar projektets mål. Att göra denna undersökning tar tid från projektet och kan påverka projektets totala resursbehov och tidsplan om inte tid reserverats från start.
 
Utvärdering av ett förändringskrav bör göras i form av följande:
        - Hur mycket ökar projektets kostnad (i kronor och/eller timmar) för att
        genomföra/införa förändringen?
        - Hur påverkas tidsplanen (och kalenderbufferten) för olika slutprodukter?
        - Hur påverkas kvaliteten i det som levereras?
        - Hur ska införandet av förändringen hanteras (configuration mgmt etc)?
 
Utvärderingen dokumenteras tillsammans med förändringskravet, antingen direkt på blanketten eller som en bilaga till denna.

Besluta om att genomföra en förändring
Om förändringen påverkar kostnad, tidsplan och/eller kvaliteten måste ett formellt beslut fattas utanför projektet. Förändringar som inte påverkar någon av dessa kan projektledaren fatta beslut om.
 
I första hand fattas beslut av projektets beställare. Större förändringar ska (beroende på beslutets storlek) beslutas enligt de beslutslimiter som har definierats. Observera för att en högre nivå ska kunna besluta måste alla lägre ha rekommenderat förändringen.
 
Beslutet ska loggas tillsammans med förändringskravet.

Hantera förändringen
Även efter beslutet måste förändringen hanteras. Förutom att inkludera förändringen i aktivitetsplanen bör förändringen följas upp kostnadsmässigt och helst även vilken påverkan blev på tidsplanen.
 
Förändringen påverkar inte enbart kostnad och tid utan även det som faktiskt ska levereras från projektet: program ska skrivas/ändras, testfall ska kompletteras, tester ska genomföras, dokumentation ska uppdateras, moduler ska produktionssättas etc. Att allt blir uppdaterat/ändrat ingår i configuration management och måste följas upp.

Logg
Ett krav på att kunna följa upp förändringar i projektet är att etablera en förändringslogg. Detta kan göras genom att successivt dokumentera på den blankett som används eller i det dokument som beskriver förändringarna. I större projekt med många förändringar blir detta snart oöversiktligt och en speciell logg bör upprättas. Denna bör då innehålla följande dataelement:
 
        - Löpnummer, som unikt identifierar förändringen.
        - Benämning (kort text)
        - Ankomstdatum
        - Påverkan kostnad (tim eller kr)
        - Påverkan tidsplan (kalendertid)
        - Beslut (genomföra, vila, komplettera, avslag, dubblett)
        - Beslut datum
        - Utfall kostnad
 
Loggen görs enklast i form av ett excel-blad.
 
Övrig uppföljning hanteras normalt inom den ordinarie planeringen. Det är väsentligt att originalplanen (kontraktet) följs upp och redovisas som en egen del och de beslutade förändringar med påverkan på tid- och kostnadsplanen redovisas för sig.