CERTIFIERING AV PROJEKTLEDARE
av Kjell Rodenstedt, MBA, PMP[1]
 
I takt med att projekt blir allt mer väsentlig för företag och organisationer ställs allt större krav på professionella projektledare. Liksom läkare, advokater, revisorer etc har sin legitimation och auktorisation för att skilja kvacksalvare och lekmän mm från de professionella behövs motsvarande även för projektledare. Sedan slutet av 90-talet år har de ledande projektledarorganisationerna och företagen i Sverige accepterat den certifiering av projektledare som den amerikanska organisationen PMI [2] sedan länge har genomfört. Idag är omkring 110.000 certifierade över hela världen, varav närmare 700 i Sverige (statistik från april 2005).

1. Varför certifiering?
Projektformen används alltmer inom alla delar av samhället, såväl inom näringslivet som inom offentlig verksamhet. Med projekt avses här en temporär verksamhet, som har till uppgift att skapa en unik produkt eller service. Med temporär menas att alla projekt har en bestämd start och ett bestämt slut. Med unik avses att produkten eller tjänsten skiljer sig på något sätt från andra liknande produkter eller tjänster.
[3]

Hur företag [4] använder projektformen varierar mycket, men projektens betydelse för företaget blir alltmer väsentlig. I vissa fall är projektet och företaget identiska, t ex vid stora byggprojekt som Öresundsbron. I andra fall kan ett företags överlevnad hänga på att interna projekt uppnår sina mål, t ex vid produktutveckling och produktlanseringar men även vid systemutveckling.

Antingen ett företag driver projekt i egen regi eller köper tjänsten på marknaden ställs allt större krav på att projektledaren ska vara professionell. Vid större upphandlingar av projekt är det inte ovanligt att köparen kräver att leverantörens projektledare ska vara certifierad.

Samtidigt som det drivs fler projekt ökar även antalet projektledare. Precis som inom alla andra yrkeskårer finns strävan att legitimera sin professionalism. Ett sådant sätt är att certifiera sig som projektledare.

Certifieringen kan mycket väl jämföras med det tidigare systemet med lärling/gesäll och mästare. För att bli mästare måste man varit lärling och gesäll och skaffat sig såväl praktiska som teoretiska kunskaper och kunna visa detta för mästarna för att själv kunna bli mästare. Samtidigt som certifieringen/mästaren är en identifiering av personens professionalism inför sina gelikar är det också en garanti för de som anlitar mästaren/den certifierade projektledaren att arbetet utförs enligt etablerade normer, regler och kvalitetskrav. Det säger ingenting om projektet kommer att lyckas eller inte, däremot att projektet drivs enligt etablerad kunskap och praxis, vilket ökar sannolikheten att projektet lyckas och att eventuella avvikelser upptäcks tidigare.

 

2. Artikelns struktur
I nästa avsnitt redogörs för grundkraven på certifiering enligt PMI. En stor del av denna certi-fiering bygger på en för projektledning gemensam kunskapsmängd som definierats i den av PMI utgivna skriften PMBOK. Denna skrift beskrivs översiktligt i avsnitt 4.

Avsnitt 5 beskriver mer ingående de formella kraven på att bli certifierad. Här beskrivs dels ansökan och dels det skriftliga provet.

Att bli certifierad är inte en engångsföreteelse utan enbart början. I avsnitt 6 beskrivs vad som krävs för att få behålla sin certifiering.

Sist, i avsnitt 7, redogörs kort för två andra typer av certifiering.

 

3. Vad är certifiering?
Vilka krav bör ställas på en bra projektledare? Enligt många författare och uppdragsgivare är följande utgångspunkter vid val av projektledare:
1 God kunskap inom området. För att vara projektledare för att bygga en bro måste man ha kunskap från anläggningsindustrin och för att bygga ett nytt IT-system bör man dels ha erfarenhet från systemutveckling och dels förstå den verksamhet som IT-systemet ska stödja.
2 Kunskap om tekniker och metoder inom projektledning. Dessa kunskaper är dels allmänna (all typ av projektledning) och specifika (projektledning inom denna typ av projekt och verksamhet).
3 Att ha lyckats med tidigare projekt och god erfarenhet från projektarbete och projektledning. Erfarenheter kan ha erhållits genom olika projektaktiviteter, inte enbart som den store projektledaren.
4 Att kunna leda och samordna människor och aktiviteter, ofta i ett komplext sammanhang under osäkerhet.
 
 
Många ställer dessutom upp krav på akademiska meriter (t ex MBA eller liknande). Ett annat krav som alltmer börjar dyka upp och inte bara som ett skämt är att en bra projektledare bör kunna visa upp ett misslyckat projekt. Naturligtvis under förutsättning att man kan lära av sina egna misstag.

För att en certifiering ska kunna vara allmängiltig och ske utan hänsyn till tillämpningsområdet kan inte det verksamhetsunika ingå. Den certifiering som PMI utför inriktar sig på följande delar:
• Erfarenhet. En akademisk grundexamen kan ersätta del av kravet på erfarenhet. Som lägst krävs dock minst 4 500 timmar projekterfarenhet under minst 3 år. Erfarenheten får inte vara äldre än 6 år för att räknas. Erfarenheten ska vara från olika delar av pro-jektprocessen (initiering, planering, utförande, uppföljning/styrning samt avslutning). För den som inte har en akademisk grundexamen krävs 7.500 timmar under minst 5 år.
• Kunskap och förståelse av den för projektledning gemensamma kunskapsmängden. Denna kunskap definieras av den av PMI sammanställda och publicerade skriften: PMBOK Guide (som just kommit ut i sin tredje upplaga, 2004). Dock räcker inte en-bart PMBOK som kunskapskälla utan det krävs även att man har ytterligare kunskap från andra källor. Som ett mått på att denna kunskaspsmängd finns krävs minst 35 timmars lärarledd utbildning i projektkunskap och ledarskap.
• Förmågan att kombinera den egna erfarenheten med kunskapen från PMBOK och an-nan projektlitteratur.
 
Naturligtvis hade det varit bra om även ledaregenskap kunde mätas. Det finns dock inte någon vetenskapligt dokumenterad definition och därmed inte någon metod att mäta ledaregenskap. Såväl förmågan att leda och samordna som den verksamhetsmässiga kunskapen dokumenteras genom den erfarenhet som måste redovisas.

Den som klarar att dokumentera och verifiera minst 4 500 timmars erfarenhet under de sista 3-6 åren (för akademiker), har minst 35 timmars lärarledd undervisning i projektledning och klarar ett skriftligt test, blir certifierad av PMI. Efter certifieringen får man kalla sig PMP, Project Management Professional. Testet bygger till stora delar på PMBOK 2000, men även kunskap från annan litteratur. Det går dock inte att klara testet utan förmågan att kombinera den egna erfarenheten med kunskapen från PMBOK. Sedan 2001 ingår även ett antal frågor kring Proffessional Responsibility i testet.

 

4. PMBOK Guide[5]
Under de senaste 30 åren har det skrivits ett otal böcker om projektledning i allmänhet och olika metoder och tekniker i synnerhet i projektledning. De flesta är seriösa och visar på pro-jektledning och dess delar ur olika aspekter som respektive författare upplever är relevant. Ofta tar böckerna sin utgångspunkt i ett speciellt tillämpningsområde, på senare tid ofta från IT- och systemutvecklingsområdet.
 
Vad är då den gemensamma kunskapsmängden som oftast förekommer eller bör förekomma i alla projekt, oavsett verksamhetsområde?

PMI samlade under 80-talet ett antal erfarna projektledare och forskare för att försöka finna den kunskapsmässiga kärnan i projektledning. Resultatet var den första upplagan av PMBOK 1987. Denna reviderades 1996 och 2000 och har under år 2004 utkommit i ytterligare en ny version (kallad third edition). Från oktober 2005 är det är den engelska 2004-versionen (third edition) som måste användas för att klara PMP-certifieringen.

PMBOK kan köpas från PMI (http://www.pmibookstore.org/) i tryckt format eller på CD. Den finns även att beställa från www.bokus.com i Sverige. Även Akademibokhandeln brukar ha den inne. Men kontrollera att du får rätt version! Det finns även en svensk översättning, som gjorts av Swepro. Denna är bra att ha bredvid, men provet utgår från den engelska ver-sionen.

PMBOK är inte någon lärobok eller något man läser för att förstå projektledning. Vad PMBOK försöker visa är vilka begrepp och processer som finns (bör finnas) i projekt, oavsett tillämpningsområde. Figur 1 visas den kunskapsmängd som PMBOK inriktar sig på.
 
PMBOK består av totalt 12 kapitel, indelade i tre avdelningar (sektioner):
1 The Project Management Framework
     1. Introduction
     2. Project Life Cycle and Organization

2 The Standard for Project Management of a Project
     3. Project Management Processes for a Project
 
3 The Project Management Knowledge Areas
     4. Project Integration Management
     5. Project Scope Management
     6. Project Time Management
     7. Project Cost Management
     8. Project Quality Management
     9. Project Human Resource Management
     10. Project Communication Management
     11. Project Risk Management
     12. Project Procurement Management

Även om varje kapitel är sakmässigt relaterad till planering, kvalitet, riskhantering etc så är inriktningen i PMBOK processinriktad. Det finns 5 huvudprocesser:
• Initiating Process
• Planning Process
• Executing Process
• Controlling Process
• Closing Process
 
Varje kapitel består av flera delprocesser. Dessa delprocesser utgör delar inom respektive hu-vudprocess. Kapitel 8 Project Quality Management har delprocesser som tillhör huvudproc-esserna Planning (Quality Planning), Executing (Quality Assurance) och Controlling (Quality Control). Figur 2 visar översiktligt hur huvudprocesserna hänger ihop:

 

Fig 2. Huvudprocesser och delprocesser i PMBOK [6]

PMBOK innehåller 0mkring 380 sidor. Att täcka in ett område som projektledning på dessa sidor är inte möjligt. Ingen kan läsa enbart PMBOK och därmed kunna allt om projektledning. Texten måste kompletteras med fördjupad kunskap från annan litteratur och, inte minst, erfa-renhet. Vad PMBOK ger är en suverän struktur över ämnet och visar på samband mellan olika begrepp och delar inom projektledning. Ytterligare en stor fördel med PMBOK är att den visar projektledning som en iterativ process. Projektledningens delprocesser genomgås flera gånger under hela projektcykelns faser, från första för- och målstudier till avslutningen. Alla faser kan upplevas som projekt i sig och genomgår då samtliga projektprocesser (initiering till och med avslut).
 
I den tredje upplagan beskrivs även begrepp som Portfolio Management, Program Manage-ment samt Project Management Office. Begrepp som har blivit allt vanligare i projektverk-samheten.

För att bli certifierad och klara det skriftliga provet krävs en mycket god förståelse av proces-ser och begrepp i PMBOK. För att nå denna förståelse krävs både erfarenhet och annan for-mell kunskap inom management och projektledning.

En preparandkurs kan rekommenderas för att underlätta inlärningen och förståelsen för hur frågorna är uppbyggda. Preparandkurser tillhandahålls av flera olika arrangörer.

 

5. Krav för att bli certifierad
Certifieringsprocessen hos PMI (som är kvalitetsgranskad och ISO-certifierad) består av två delar: ansökan med erfarenhetsredovisning och det skriftliga provet.

5.1 Ansökan
För att kvalificera sig för certifiering måste man klara grundkraven enligt ett av följande två kategorier:

Kategori 1: Akademisk grundexamen (civilingenjör, civilekonom, fil kand, pol mag, jur kand eller liknande). Minst 4 500 timmar erfarenhet av projektledning inom de fem hu-vudprocesserna enligt PMBOK. De 4 500 timmarnas erfarenhet ska ha erhållits under minst 36 månader och får inte vara äldre än 6 år. I ansökan ska följande ingå:
        - Kunna dokumentera 35 lärarledda undervisningstimmar i projektledning, där en PMP Preparandkurs kan vara en del. En kopia eller avskrift på eng-elska på den akademiska examen.
        - En speciell Experience Verification Form för varje erfarenhet som bygger upp de 4 500 timmarna

Kategori 2: Utan Akademisk grundexamen: minst 7 500 timmars erfarenhet av projektledning inom de fem huvudprocesserna enligt PMBOK. De 7 500 timmarnas erfarenhet ska ha erhållits under minst 60 månader (5 år) och får inte vara äldre än 8 år. I ansökan ska följande ingå:
        - Kunna dokumentera 35 lärarledda undervisningstimmar i projektledning, där en PMP Preparandkurs kan vara en del. En kopia eller avskrift på eng-elska på den akademiska examen.
        - En speciell Experience Verification Form för varje erfarenhet som bygger upp de 7 500 timmarna.


Experiance Verification Form
Ett formulär för varje projekt. Här specificeras bl a arbetsgivare (inklusive namn, adress och telefonnummer), start och slutdatum för projektet, projektets namn, din roll i projektet, unge-färligt antal timmar per process enligt PMBOK. Det finns inget mininivå per process inom ett projekt.

Ansökan
När alla formulär har fyllts I, dvs:
• PMP Certification Examination Application (2 sidor). Här anges förutom namn och address etc även betalningsinformation i form av kreditkortsnummer, summering av antalet timmar samt signatur.
• Project Management Experience Verification Form. 1 formulär per project.
• Betyg/avskrift av akademisk grundexamen (ev)
 
så sänds ansökan in till PMI i USA.
 
Efter 2-4 veckor sänder PMI ett brev som visar att du är kvalificerad (om du mött kriterierna) att ta provet. Du har nu sex månader på dig att ta provet.

5.2 Provet
Tidigare var provet pappersbaserat. Sedan en tid har PMI introducerat en möjlighet att göra provet vid en dator. Denna möjlighet finns från maj 2005 även i Sverige.

Själva provet består av 200 flervalsfrågor som ska besvaras under max 4 timmar, dvs 72 se-kunder per fråga. Frågorna är på engelska och har 4 svarsalternativ, varav ett är rätt. Nedan finns några exempel på frågor:


Fig 4. Exempel på frågor vid det skriftliga provet för certifiering.

För att öva på frågor på PMBOK och även få en bättre förståelse kan man från PMI bland annat köpa en liten bok som heter PMP Exam Prep av Rita Mulcahy. (Köps enklast via www.pmibookstore.org). Denna kan rekommenderas, även om frågorna i denna och det verk-liga provet skiljer sig delvis åt.

Ett annat sätt att förbereda sig inför provet är att gå någon form av preparand-kurs som bl a ges i Sverige av ESI.

Vad krävs för att klara provet? Det finns ingen absolut gräns. Gränsen för godkänt beräknas för varje unikt prov och är beroende på vilka frågor som slumpas ut. Varje fråga har utvärde-rats av en expertpanel som har angett sannolikheten att en person med minimal kunskap svarar rätt på frågan. Som ett riktvärde bör man inrikta sig på att ha ca 70% rätt för vara relativt säker på att klara provet.

Det skriftliga provet ges vid 3-4 tillfällen per år, samtidigt över hela världen. Det tar sedan 4-6 veckor innan man får resultatet av provet. Det är just nu osäkert hur länge möjligheten med skrigtliga prov kommer att ges i Sverige.

De som inte klarar provet måste fylla i en ”Re-examination form”, som finns på PMI:s web-site, och posta den till PMI. En ny avgift tas ut för varje test.

6. Att vara PMP
De som kvalificerat sig och har erfarenheten samt klarat provet får ett diplom och kan titulera sig PMP (Project Management Professional). I alla fall under tre år. För att få fortsätta att vara certifierad krävs att man kan redovisa 60 sk PDU (Professional Development Units) under de tre åren.

PDU kan man få flera olika sätt:
 
Kategori 1:
Formel akademisk utbildning. Kurserna måste ge universitetspoäng och vara re-laterade till projektledning. De exakta reglerna för översättning av svenska univer-sitetspoäng till PDU är inte klara. I stort sett ska varje timmes utbildning ge 1 PDU.
Kategori 2: Självstudier och professionella aktiviteter. En PDU kan erhållas per dokumenterad timme självstudier som höjer projektledningskunskapen.
Kategori 3: PMI-registrerade kurser. Kurserna kan hållas av skolor, konsulter etc men har registrerats och bedömts av PMI.
Kategori 4: Andra kurser, som inte har blivit godkända i förväg.
Kategori 5:Aktiv medverkan i projektorganisationer etc. Max 20 PDU kan erhållas (max 5-10 per år beroende på typ).

Alla krav på PDU måste kunna dokumenteras och sänds in löpande till PMI, som håller ett register över samtliga PMP och deras fortbildning. Enklast att få godkänt är naturligtvis kate-gori 3, följt av 1 och 5. De övriga måste dokumenteras och värderas från fall till fall. Registre-ringen av PDU kan göras on-line via www.pmi.org
 
Förutom dessa formella krav på kontinuerlig utbildning krävs av en PMP att man följer PMI Code of Professional Conduct, dvs PMIs etiska regler för projektledare.

 

7. 7. Andra PMI-certifieringar

Certifieringar enligt PMI är internationella och ser likadana ut över hela världen. Certifieringar görs i de flesta länder och i alla världsdelar. PMP är den mest spridda internationella certi-fieringen. PMP finns i cirka 150 länder.

PMI har en annan certifiering: en förberedande, CAPM – Certified Assistant Project Manager.

CAPM kräver ingen erfarenhet men 35 timmar projektutbildning samt ett test, som är något enklare och med färre frågor än för PMP.

----------------------------------------------------------------------------------------

[1] Kjell Rodenstedt är fristående konsult och har lång erfarenhet från projektledning och projektkontor. Kjell har en MBA från Uppsala universitet och är certifierad projektledare, PMP. Kontakt med Kjell kan ske via mail: kjell@krkab.se eller hemsidan www.krkab.se
[2] Project Management Institute, www.pmi.org
[3] Definition enligt A Guide to the Project Management Body of Knowledge, PMBOK Guide, 2000, PMI.
[4] Ordet företag kommer att användas i texten och avser alla typer av företag och organisationer inom såväl of-fentlig som privat verksamhet och föreningar.
[5] PMBOK Guide är det förkortade namnet på ”A Guide to the Project Management Body of Knowledge”, utgiven av PMI 2004.
[6] Bilden är en sammanställning av flera bilder i PMBOK Guide.